Memory Atlas peut exporter la description d’une unité et de toutes ses descendantes au format EAD (Encoded Archival Description), le format d’échange des instruments de recherche. Le fichier est fait pour être lu par un autre logiciel d’archives, un portail ou un partenaire. Deux versions sont proposées :
- EAD 2002, proposée par défaut : c’est celle que lisent FranceArchives, AtoM, ArchivesSpace, la BnF et Calames ;
- EAD3 1.1.1, la version actuelle de la norme, que peu d’outils importent encore (voir Qui peut lire ce fichier).
Cet export est descriptif : il contient la description (les éléments ISAD(G), les producteurs, les points d’accès, les objets numériques par leur identifiant), mais aucun de vos fichiers. Memory Atlas ne lit, ne copie ni ne déplace aucun fichier, et ne se connecte à rien. Ce n’est pas un transfert : pour la préservation, utilisez Préparer pour la préservation (chapitre 10).
Pour un document à lire ou à imprimer plutôt qu’à importer, voyez L’instrument de recherche (PDF, HTML) à la fin de ce chapitre.
Léa veut envoyer la description du « Projet A — Lisières » à la bibliothèque qui prépare son exposition.
Lancer l’export
Sélectionnez l’unité de tête de la branche dans l’arbre (ici « Projet A — Lisières »), puis :
- Fichier › Exporter › Description archivistique (EAD)… ;
- ou un clic droit sur l’unité, Exporter la description (EAD)… ;
- ou la palette ⌘K : tapez « ead ».
Vous pouvez exporter n’importe quelle unité : un fonds entier, une série, un dossier ou une seule pièce, quel que soit son statut (en cours de description, validée, prête pour la préservation, transférée). L’export ne change rien : ni le statut des unités, ni leur verrou, ni leurs transferts. Il reste possible dans un repository ouvert en lecture seule.
L’aperçu
La feuille Exporter la description (EAD) suit quatre étapes, numérotées en haut : Préparation, Génération, Validation, Terminé. La première montre ce qui sera exporté :
- Format : EAD 2002 ou EAD3 1.1.1. La feuille propose le format choisi dans Réglages › Général › Format EAD par défaut (EAD 2002 si vous n’y avez pas touché). Changer de format ici vaut pour cet export seulement.
- Adresse des fichiers (EAD 2002, si la branche a des objets numériques) : voir Donner l’adresse des fichiers.
- Unités : le nombre d’unités de la branche, par niveau. Les unités placées dans la corbeille ne sont pas exportées.
- Objets numériques : les fichiers associés, cités seulement par leur identifiant, leur rôle, leur libellé et leur nom.
- Contexte : quand vous exportez une partie d’un fonds, le chemin de ses ancêtres. Ce que l’unité hérite (producteur, conditions d’accès, langues…) est écrit sur elle, pour que le document se suffise à lui-même.
- Règles ISAD(G) V-01 à V-14 : les mêmes contrôles que Valider la branche. Ici, ils sont signalés sans bloquer : vous pouvez exporter une description en cours de travail. Ils figurent dans le rapport final.
Donner l’adresse des fichiers
Le fichier EAD ne contient pas vos fichiers : il les décrit. Si vous publiez les fichiers quelque part, sur le site de l’institution qui les reçoit par exemple, indiquez son adresse web dans Adresse des fichiers, par exemple https://archives.example.org/fichiers/. Chaque objet numérique pointera alors vers cette adresse suivie du nom de son fichier (…/fichiers/PA_0001.png). Le destinataire pourra ainsi relier la description aux fichiers, et ArchivesSpace acceptera les objets.
Le champ est facultatif. Laissé vide, les objets numériques sont décrits sans lien, et le rapport vous le rappelle. Si ce que vous tapez n’est pas une adresse web complète (commençant par https:// ou http://), la feuille le signale sous le champ et Exporter… attend que vous la corrigiez ou l’effaciez. Memory Atlas retient l’adresse pour le prochain export du même repository.
Choisir le fichier
Cliquez sur Exporter… (ou ↩). Le panneau d’enregistrement propose un nom tiré de la cote de l’unité, les barres obliques remplacées par des soulignés : FR-STX_PH_1_A.ead.xml pour FR-STX/PH/1/A. Changez-le si vous voulez, choisissez le dossier, puis Exporter.
Si un fichier porte déjà ce nom, le panneau vous demande s’il faut le remplacer : Memory Atlas ne remplace un fichier que si vous l’avez confirmé.
Génération et validation
Memory Atlas écrit le document dans un fichier caché à côté de la destination, puis le valide : il le vérifie contre le schéma officiel du format (EAD 2002 ou EAD3 1.1.1) et contrôle les codes de langue, de pays et d’écriture, les dates et les codes de service (en EAD3, ce sont les contrôles du Schematron officiel). La feuille montre l’avancement : « 120 unités écrites sur 500 », puis « 3,2 Mo vérifiés sur 12 Mo ».
Annuler l’export (ou ⎋) arrête tout : le fichier caché est supprimé, rien n’est enregistré.
Un document non conforme n’est jamais enregistré : vous ne trouverez jamais dans votre dossier un fichier EAD que d’autres logiciels refuseraient pour sa forme.
Le rapport
La dernière étape, Terminé, dit ce qui s’est passé, puis détaille l’export :
- Description exportée : le document est enregistré, valide ; Afficher dans le Finder l’ouvre dans son dossier.
- Document non conforme : rien n’a été enregistré : la validation a trouvé des erreurs. Elles sont listées, avec la ligne et l’élément du document en cause ; corrigez-les puis relancez l’export.
- Export annulé : aucun fichier n’a été enregistré.
Le résumé donne les unités exportées, les objets numériques, le résultat de la validation dans le format choisi, la taille du fichier et la durée. Les constats sont classés en Erreurs, Avertissements et Informations. Chacun dit d’où il vient :
- Schéma EAD 2002, Schéma EAD3 1.1.1 ou Schematron EAD3 : une règle de la norme ; une erreur empêche l’enregistrement.
- Contrôles Memory Atlas (EAD 2002) : les codes de langue, de pays, d’écriture, de service et les dates ; une erreur empêche l’enregistrement.
- Mapping Memory Atlas : ce que l’export a dû adapter (un niveau personnalisé, une date gardée en texte, une valeur héritée écrite sur l’unité exportée…) ou ce qu’il n’exporte pas (le statut de travail, le registre des entrées, l’emplacement des fichiers). Ce sont des avertissements ou des informations, jamais des erreurs.
- ISAD(G), sans bloquer l’export : les règles V-01 à V-14 de l’aperçu.
Enregistrer le rapport… l’écrit dans un fichier texte à côté du document (« FR-STX_PH_1_A — rapport d’export EAD 2002.txt »), que vous pouvez garder ou joindre à votre envoi. C’est utile surtout quand l’export a échoué. Fermer (↩ ou ⎋) ferme la feuille.
Ce que contient le fichier
Le fichier FR-STX_PH_1_A.ead.xml est un texte XML que vous pouvez ouvrir avec n’importe quel éditeur. Il contient :
- un en-tête : l’identifiant du document, l’intitulé de l’unité exportée, votre nom (s’il est renseigné dans l’identité du repository), le service d’archives, la langue de la description, les règles de description suivies, l’historique de la description (création, révisions, validation) et la mention de l’export, avec la version de Memory Atlas et la date (en EAD 2002 : « Export EAD 2002, profil Memory Atlas 1.0 » ; en EAD3 : « Export EAD3 1.1.1, profil Memory Atlas 2.0 ») ;
- l’unité exportée, puis toutes ses descendantes, imbriquées dans l’ordre de l’arbre. Pour chacune : sa cote, son intitulé, ses dates, son importance matérielle, les éléments ISAD(G) que vous avez renseignés, ses producteurs, ses points d’accès et ses objets numériques ;
- pour chaque objet numérique : son rôle, son libellé, le nom du fichier, la case « Né numérique » et, en EAD 2002, le lien vers le fichier si vous avez donné l’adresse des fichiers. Pas le fichier lui-même, ni l’endroit où il se trouve sur votre Mac : le destinataire sait qu’une image « PA_0001.png » existe, mais ne la reçoit pas.
Chaque unité descendante ne porte que ce que vous avez saisi pour elle : ce qu’elle hérite de ses parents n’est pas répété, comme dans l’éditeur (un logiciel EAD le déduit de l’emboîtement). Quand vous exportez une partie d’un fonds, comme ici le Projet A, l’unité exportée porte en plus ce qu’elle hérite (le producteur « Martin, Léa », la langue, les conditions de reproduction du fonds) et une ligne de contexte : « Fonds photographique (FR-STX/PH) › Projets personnels (FR-STX/PH/1) ».
Ce qui n’est pas dans le fichier
L’export EAD transmet une description, pas votre repository. Il laisse de côté, et le rapport le rappelle par une information :
- le statut de travail des unités (en cours de description, validée, transférée…), les dates de création et de modification, la corbeille ;
- le registre des entrées : seul le texte « Modalités d’entrée » est exporté ;
- le détail des notices d’autorité : seule la forme autorisée du nom (« Martin, Léa (1968- ) ») est exportée, sans les autres formes, les dates d’existence ni l’histoire ;
- les notes des termes ;
- les fichiers et tout ce qui les concerne sur votre Mac (emplacement, taille, type) ;
- les libellés d’un niveau personnalisé (seul son code est exporté) ;
- l’heure des événements de description (le jour est exporté).
Pour garder ou déplacer tout un repository, utilisez l’export JSON (Fichier › Exporter › JSON…, chapitre 12) : lui se réimporte dans Memory Atlas. Le fichier EAD, lui, ne se réimporte pas dans cette version.
Qui peut lire ce fichier
Le fichier respecte la norme, sans ajout propriétaire. À ce jour, les outils les plus répandus en France lisent l’EAD 2002 : FranceArchives, AtoM et ArchivesSpace n’annoncent pas l’import de l’EAD3, et la BnF et l’Abes (Calames) recommandent de rester en EAD 2002. C’est pourquoi Memory Atlas propose l’EAD 2002 par défaut, écrit comme FranceArchives l’attend. Choisissez l’EAD3 si votre destinataire le demande. Dans le doute, demandez-lui quel format il accepte.
Des essais d’import ont été faits en septembre 2026 dans ces systèmes, dans les deux formats :
- FranceArchives refuse l’EAD3 et lit l’EAD 2002 de Memory Atlas : unités, dates, importance, producteurs, points d’accès et, si vous avez donné l’adresse des fichiers, les objets numériques ;
- ArchivesSpace (4.2) refuse l’EAD3 ; il importe l’EAD 2002 dès que l’unité exportée a une date et une importance matérielle et que les objets numériques ont une adresse ;
- AtoM (2.10) importe les deux formats. Seul l’EAD 2002 y garde la description en français. Les objets numériques n’y sont pas créés, même avec l’adresse des fichiers.
Si l’unité exportée n’a pas de date ou pas d’importance matérielle, le rapport vous en avertit (E2-M-22 en EAD 2002, EAD-M-22 en EAD3) : certains systèmes, comme ArchivesSpace, refusent alors le fichier entier. Renseignez-les sur l’unité avant d’exporter si le destinataire utilise un tel système.
Si la branche a des objets numériques sans adresse, le rapport vous avertit aussi (E2-M-23 en EAD 2002, EAD-M-23 en EAD3) : le fichier dit qu’ils existent, pas où les trouver. Les systèmes qui exigent une adresse ne les liront pas : AtoM les ignore, ArchivesSpace refuse le fichier entier. Le fichier reste valide. En EAD 2002, donnez l’adresse des fichiers ; sinon, c’est au destinataire de recevoir les fichiers par un autre moyen.
Si le destinataire veut savoir précisément comment lire le fichier (les conventions de Memory Atlas, ce qui se perd), transmettez-lui le profil du format : EAD 2002 Memory Atlas 1.0 ou EAD3 Memory Atlas 2.0.
L’instrument de recherche (PDF, HTML)
Le fichier EAD est fait pour un autre logiciel. Pour une personne, Memory Atlas écrit aussi un instrument de recherche : un document mis en page, à imprimer, à envoyer ou à publier sur un site. Léa en prépare un pour la salle de lecture de la bibliothèque.
Sélectionnez l’unité de tête (ici le fonds), puis Fichier › Exporter › Instrument de recherche (PDF, HTML)…, ou un clic droit sur l’unité, ou la palette ⌘K : tapez « instrument ». Comme l’export EAD, la commande marche quel que soit le statut, en lecture seule aussi, et ne change rien.
- Format : PDF pour imprimer ou envoyer ; HTML pour publier sur un site. La page HTML se lit avec un lecteur d’écran et s’imprime depuis un navigateur ; le PDF, non balisé, est moins bien lu par VoiceOver.
- Profondeur : tous les niveaux, ou seulement les premiers (un répertoire des séries et des dossiers, sans les pièces).
- Accès restreint : ce que deviennent les unités dont l’accès est « Restreint » ou « Fermé », hérité compris. Par défaut, leur description est masquée : le document ne garde que leur cote, leur intitulé, leurs dates et leur niveau, avec la mention « Communication restreinte », et leurs noms n’entrent dans aucun index. Vous pouvez aussi les écarter du document, avec leurs descendants, ou tout décrire pour une copie interne, à ne pas diffuser.
- Index : les producteurs, personnes, collectivités, lieux, sujets et genres, chacun avec les cotes des unités où ils apparaissent.
Cliquez sur Exporter…, choisissez le dossier ; le nom proposé est FR-STX_PH — instrument de recherche.pdf. Le document est écrit d’un seul coup à la fin : si vous annulez, rien n’est enregistré. La feuille dit ensuite combien d’unités il contient (et combien sont masquées ou écartées), le nombre de pages et sa taille ; Ouvrir l’affiche.
Le document commence par une page de titre (le service, l’intitulé, la cote, les dates, le producteur, la date d’édition), puis l’introduction (la description du fonds), le plan de classement, la description de chaque unité dans l’ordre de l’arbre, et les index. Dans le plan et les index, chaque cote est un lien vers la description de l’unité.
Le document est toujours en français, comme la description. Il n’a qu’une mise en page, sans logo.
Exporter l’inventaire en CSV
Pour travailler une branche dans un tableur (relire, compléter une colonne, partager avec une personne qui n’a pas Memory Atlas), sélectionnez son unité de tête puis Fichier › Exporter › Inventaire CSV… (ou un clic droit, Exporter l’inventaire (CSV)…). Le fichier proposé est FR-STX_PH — inventaire.csv : une ligne par unité, dans l’ordre de l’arbre, avec la cote, la cote du parent, le niveau, l’intitulé, les dates, l’importance matérielle, les éléments ISAD(G), les producteurs et les points d’accès. Il s’ouvre directement dans Excel (point-virgule, UTF-8). Seules les valeurs propres à chaque unité sont écrites, pas ce qu’elle hérite ; les fichiers des objets numériques ne le sont pas.
Ses en-têtes sont ceux que relit Importer un inventaire CSV… (chapitre 3) : le fichier, réimporté sous une autre unité ou dans un autre repository, redonne la même branche.
« Code de pays absent de la liste ISO 3166-1 »
Si l’export échoue avec l’erreur SCH-COUNTRY (ou E2-COUNTRY en EAD 2002), le pays de votre repository n’est pas dans la liste ISO 3166-1 des pays reconnus : c’est le cas de XK (Kosovo) ou de codes réservés comme EU, qu’une version antérieure de Memory Atlas acceptait. Le rapport le dit : ce pays vient de l’identité du repository. Ouvrez Fichier › Identité du repository…, choisissez un autre pays dans le menu Pays (ISO 3166-1), où l’ancien est marqué « non reconnu par EAD3 », puis relancez l’export. Changer de pays recalcule toutes les cotes du repository (voir chapitre 2).