Sélectionnez une unité dans l’arbre : sa description s’affiche à droite. Il n’y a pas de bouton Enregistrer : chaque saisie est enregistrée automatiquement une demi-seconde après la dernière frappe, et s’annule avec ⌘Z.
L’en-tête rappelle le niveau, la cote et le statut de l’unité (« Brouillon », « En classement », « Décrite », « Validée », « Prête pour préservation », « Transférée »), puis son intitulé.
Deux présentations : Essentiel et Complet
Le sélecteur en haut à droite bascule entre deux présentations de la même description (Présentation › Basculer Essentiel / Complet, ⌘E) :
- Essentiel montre les six éléments indispensables d’ISAD(G), plus la présentation du contenu, les points d’accès et les objets numériques. C’est la présentation du travail courant.
- Complet montre les sept zones d’ISAD(G), avec tous leurs éléments.
Le choix vaut pour la fenêtre. La présentation d’une nouvelle fenêtre se règle dans Réglages › Général › Mode de description par défaut.
La présentation Essentiel
Léa décrit le dossier « Négatifs » du Projet A :
La carte principale regroupe :
- Intitulé / analyse (3.1.2) ;
- Référence (3.1.1) : le segment propre à l’unité, avec la cote complète en dessous ;
- Niveau de description (3.1.4) ;
- Nom du producteur (3.2.1) : ici hérité du fonds, voir L’héritage et Autorités ;
- Dates (3.1.3) ;
- Importance matérielle et support (3.1.5).
Viennent ensuite la Présentation du contenu (3.3.1), repliable, les Points d’accès et les Objets numériques.
À côté du nom de chaque élément :
- son numéro ISAD(G) (masquable dans Réglages › Général › Afficher les numéros ISAD(G) des champs) ;
- un point plein ● si l’élément est recommandé à ce niveau, un cercle ○ s’il y est seulement possible ;
- le bouton ⓘ, qui ouvre l’aide de l’élément : son Objectif, la Règle de saisie, un Exemple et, pour les éléments transmis aux descendants, une note sur l’Héritage. L’aide rappelle aussi le nom de l’élément dans l’autre langue.
Saisir les dates
Tapez l’expression de date telle que vous l’écririez, puis Ajouter (ou ↩). Memory Atlas l’analyse et affiche en dessous ce qu’il a compris (« Interprétée : du 1996 au 2003 »). Exemples acceptés : 1907-1949, [vers 1995], 1923-1932, 1936-1945 (plusieurs intervalles).
- Le menu à droite de chaque date en donne la Nature : Création, Accumulation ou Autre.
- Le bouton − supprime une date.
- Sans date déclare explicitement l’unité non datée (s.d.). C’est accepté, mais signalé par un avertissement à la validation.
- Une expression que Memory Atlas ne sait pas analyser est conservée telle quelle, mais elle ne sert pas au filtrage par dates de la recherche. Une date de fin antérieure à la date de début est signalée.
Saisir l’importance matérielle
Chaque mention a trois parties : une quantité en chiffres (412 ou 1,5), une unité de mesure (négatifs, boîtes, dossier… ; le menu propose les unités courantes) et, facultativement, le support (film 35 mm). Remplissez la ligne vide du bas puis Ajouter. Pour le Projet A, Léa indique « 412 négatifs, film 35 mm » ; pour le fonds, « 12 boîtes » et « 1 disque dur, 2 To ».
« Marquer décrite »
Au-dessus de la carte, une bande indique où en est l’unité :
- tant qu’il manque un élément essentiel, elle liste ce qu’il faut compléter (« Pour marquer décrite : ajoutez une date ou « s.d. » (3.1.3) ; indiquez l’importance matérielle (3.1.5)… ») ;
- quand tout y est, elle affiche « Les éléments essentiels sont renseignés. » et le bouton Marquer décrite, qui passe l’unité au statut « Décrite ».
Les éléments exigés sont : un intitulé autre que « Sans titre », un niveau, un segment de cote, au moins une date (ou « s.d. »), des dates cohérentes, au moins une mention d’importance matérielle et au moins un producteur, local ou hérité. Pour une pièce, l’importance matérielle manquante n’est qu’un point « À vérifier ».
Marquer une unité décrite est facultatif : la validation contrôle de toute façon les mêmes règles sur toute une branche.
La présentation Complet
En mode Complet, la description est organisée selon les sept zones d’ISAD(G) : identification, contexte, contenu et structure, conditions d’accès et d’utilisation, sources complémentaires, notes, contrôle de la description. Chaque zone est une carte repliable avec son compteur « n/N renseignés » ; les zones vides sont repliées à l’ouverture.
Les éléments peu pertinents pour le niveau de l’unité sont masqués, sauf s’ils sont déjà remplis ; une ligne le signale en bas de la zone (« 2 champs peu pertinents pour ce niveau masqués »). Cochez Afficher tous les champs, sous le sélecteur, pour les voir tous.
Quelques éléments ont un éditeur particulier :
- Conditions d’accès (3.4.1) : un Statut (Libre, Restreint, Fermé, ou Non précisé (hérité)) et, pour un accès restreint ou fermé, la date Communicable à partir de (AAAA, AAAA-MM ou AAAA-MM-JJ) ;
- Langue et écriture des documents (3.4.3) : des codes de langue ISO 639-2 (
fre,eng…) et d’écriture ISO 15924 ; - Notes (3.6.1) : une liste de notes ;
- Date(s) de la description (3.7.3) : remplie automatiquement, à la création puis à chaque révision (une par jour) et à chaque validation.
Les points d’accès, qui ne sont pas un élément ISAD(G), suivent les sept zones.