Un document isolé dit peu de chose. Une lettre sans son expéditeur, une photographie sans le projet qui l’a fait naître, un contrat sans le dossier qui l’explique perdent l’essentiel de leur sens. Le respect des fonds est la règle qui protège ce sens : il demande de garder chaque document dans l’ensemble dont il provient. C’est le principe le plus ancien de l’archivistique moderne, et le plus constant.
Fonds ou collection ?
Tout part d’une distinction.
- Un fonds est l’ensemble des documents qu’une même personne, physique ou morale, a produits ou reçus dans l’exercice de ses activités. Il se constitue de façon organique : personne ne l’a composé, il résulte du travail même de son producteur.
- Une collection est une réunion artificielle de documents rassemblés selon un critère choisi (un thème, un support, un auteur), quelle que soit leur provenance. Elle résulte d’une volonté — celle d’un collectionneur — ou du hasard.
Les deux se décrivent avec ISAD(G), et Memory Atlas propose les deux niveaux à la racine de l’arbre. Mais ils ne se traitent pas de la même façon : dans un fonds, l’ordre et les relations entre documents sont des informations en soi ; dans une collection, c’est le choix du collectionneur qui fait sens.
Conséquence pratique : identifier le producteur est le premier geste de tout traitement. C’est lui qui donne son nom au fonds, sa cote, son contexte (élément 3.2.1 d’ISAD(G), Nom du producteur) et, souvent, ses règles d’accès.
Un principe né en 1841
En France, le principe est formulé par Natalis de Wailly, archiviste aux Archives du royaume, dans les instructions ministérielles du 24 avril 1841 sur le classement des archives départementales. Jusque-là, on classait volontiers les documents par matières : tout ce qui concernait les forêts ensemble, tout ce qui concernait les impôts ensemble, quelle que soit leur origine. Résultat : des ensembles cohérents en apparence, mais où l’on ne pouvait plus savoir qui avait produit quoi, ni pourquoi.
La règle de 1841 renverse la perspective : on ne classe plus selon les sujets traités, mais selon l’origine des documents. Elle a été reprise et précisée partout depuis, jusqu’aux normes internationales du Conseil international des archives.
Trois principes en un
Le respect des fonds se décompose en trois exigences.
Le respect de la provenance
On laisse groupées les archives d’un même producteur, sans les mêler à celles d’un autre. Deux fonds qui traitent du même sujet restent deux fonds. Si une artiste a conservé dans son atelier les papiers de son père, ces papiers forment un ensemble distinct, même s’ils sont rangés dans les mêmes cartons.
Le respect de l’intégrité du fonds
Un fonds forme un tout. On évite de le disperser — vendre la correspondance à un collectionneur et donner les carnets à un musée, c’est rendre l’une et les autres plus difficiles à comprendre. Tout tri se décide et se consigne (élément 3.3.2, Évaluation, tris et éliminations, sort final), et l’on résiste à la tentation de « compléter » le fonds avec des pièces venues d’ailleurs, même sur le même sujet.
Le respect de l’ordre originel
À l’intérieur du fonds, on maintient le classement établi par le producteur, ou on le restitue s’il a été bouleversé. L’ordre dans lequel une photographe rangeait ses planches-contacts dit quelque chose de sa méthode ; le remplacer par un ordre alphabétique efface cette information.
Quand l’ordre originel n’existe pas
Le principe a ses limites, et l’archiviste les connaît. Beaucoup de fonds arrivent en vrac : cartons de déménagement, disques durs remplis au fil des années, dossiers mélangés par des héritiers. L’ordre originel est alors perdu, ou n’a jamais existé.
Dans ce cas, on n’invente pas un ordre arbitraire : on reconstitue les ensembles à partir des activités du producteur. Quels étaient ses grands domaines de travail ? Quelles fonctions ses documents remplissaient-ils ? Le plan de classement qui en résulte respecte toujours la provenance et l’intégrité, même s’il ne peut plus respecter l’ordre d’origine. À défaut, on recourt à des critères neutres — chronologiques, géographiques, numériques, alphabétiques ou thématiques — en le signalant dans la description (élément 3.3.4, Mode de classement).
L’important est de documenter ses choix : un chercheur doit pouvoir comprendre, en lisant l’instrument de recherche, si l’ordre qu’il a sous les yeux est celui du producteur ou celui de l’archiviste.
Plusieurs producteurs dans un même fonds
Un fonds d’atelier contient souvent des documents produits par d’autres : une agence, un assistant, une association que l’artiste présidait. Deux solutions existent :
- quand l’autre producteur est étroitement lié au producteur principal et que ses documents forment un ensemble cohérent, on en fait un sous-fonds ;
- quand ses documents sont mêlés à l’activité du producteur principal, on les laisse à leur place et l’on signale le producteur particulier dans la description de la série ou du dossier concerné.
C’est ce second cas que suit l’exemple du guide de Memory Atlas : dans le fonds de Léa Martin, la série « Commandes » a été produite par l’agence Studio X, pour qui Léa travaillait. Les documents restent dans le fonds de Léa, à leur place, mais leur producteur est indiqué au niveau de la série.
Dans Memory Atlas
Plusieurs fonctions de l’application traduisent directement le respect des fonds :
- le producteur est hérité : déclaré au niveau du fonds, il vaut pour toute la descendance, et une série peut le surcharger localement, comme « Commandes » avec Studio X ;
- changer une branche de fonds demande confirmation : déplacer des unités d’un fonds à un autre change leur provenance, et Memory Atlas le signale avant de le faire, avec les cotes qui changent (Construire l’arbre) ;
- le mode de classement et l’historique de la conservation ont leurs éléments ISAD(G) (3.3.4 et 3.2.3), pour documenter l’ordre retenu et l’histoire du fonds.
Le principe posé, reste à le mettre en œuvre : c’est l’objet du plan de classement, qui organise un fonds de ses grandes séries jusqu’à la pièce. Suite : Construire un plan de classement.
Pour aller plus loin
- Conseil international des archives, ISAD(G) : Norme générale et internationale de description archivistique, 2ᵉ édition, 2000, notamment le glossaire et les règles de la description à plusieurs niveaux.
- Direction des Archives de France, Dictionnaire de terminologie archivistique, 2002 : entrées « Fonds », « Provenance », « Respect des fonds ».
- Jean Favier (dir.), La pratique archivistique française, Direction des Archives de France, 2008.