Avant de classer quoi que ce soit, il faut savoir ce que l’on classe. La question paraît naïve ; elle décide pourtant de tout le reste : ce que l’on garde, comment on le range, ce que l’on décrit et qui pourra le consulter. Cet article pose les définitions qui servent de socle aux suivants.
Une définition légale, et très large
En France, le code du patrimoine définit les archives à son article L. 211-1 : ce sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, publique ou privée, dans l’exercice de son activité.
Trois idées découlent de cette définition :
- Le support ne compte pas. Une lettre manuscrite, un courriel, un négatif, un fichier RAW ou un tableur sont des archives au même titre.
- L’âge ne compte pas. Un document devient archive dès sa création, pas au bout de trente ans dans un carton.
- L’activité compte. Ce qui fait une archive, c’est son lien avec l’activité de celui qui l’a produite ou reçue. C’est ce lien qui lui donne sa valeur de preuve et de témoignage.
Le mot désigne aussi, par extension, le service qui conserve les documents et le bâtiment qui les abrite.
Ce qui n’est pas une archive
La définition est large, mais elle n’englobe pas tout ce qu’un atelier, un bureau ou une famille accumule. Quatre catégories posent régulièrement question.
Les œuvres. Un tableau, une sculpture, un tirage d’exposition signé relèvent d’une collection, pas d’un fonds d’archives. Entre les deux, la frontière se discute : une esquisse au dos d’une facture, l’essai de couleur d’une affiche, la vidéo d’une répétition. Une question aide à trancher : le document a-t-il été fait pour être montré, ou pour préparer, organiser, garder trace ?
La documentation. Ce sont des sources que l’on a rassemblées pour s’informer, sans les avoir produites : dossiers thématiques, photocopies d’articles, catalogues d’autres artistes. Elles renseignent, mais ne prouvent rien de l’activité de celui qui les a réunies. Il arrive pourtant qu’elles fassent corps avec un dossier d’archives : l’article de presse rangé avec le contrat d’une exposition en fait partie, et on ne l’en sépare pas.
Les imprimés. Livres et revues vont à la bibliothèque. Un tract ou un programme de festival glissé par l’artiste dans un dossier de projet y reste, en revanche : c’est sa présence à cet endroit qui a du sens.
Les objets. Un tampon d’atelier, un échantillon de tissu, une clé USB promotionnelle : leur place se décide au cas par cas, souvent selon le lien qu’ils gardent avec un dossier.
Ces distinctions ne sont pas des querelles de vocabulaire : elles déterminent qui décrit quoi, selon quelle norme (ISAD(G) pour les archives, des normes de catalogage pour les imprimés et les œuvres) et avec quel identifiant (une cote pour l’archive, un numéro d’inventaire pour l’œuvre).
Archives publiques, archives privées
Le code du patrimoine distingue deux statuts.
- Les archives publiques (art. L. 211-4) procèdent de l’activité de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public. Elles sont imprescriptibles, leur élimination est contrôlée et leur communication suit des délais fixés par la loi.
- Les archives privées (art. L. 211-5) sont toutes les autres : celles d’une personne, d’une famille, d’une entreprise, d’une association, d’un atelier.
Le statut se juge document par document : un fonds privé peut contenir des archives publiques (la copie d’un arrêté, le rapport d’une commission dont l’artiste était membre). Il pèsera le jour où le fonds entrera dans une institution, car ce sont les conditions fixées à l’entrée (don, dépôt, achat, dation) qui régiront l’accès aux archives privées. Nous y reviendrons dans un prochain article.
Les trois âges d’un document
L’archiviste Yves Pérotin a décrit, dans les années 1960, le cycle de vie d’un document en trois temps :
| Âge | État | Ce qu’on en fait |
|---|---|---|
| Archives courantes | actives : on s’en sert pour travailler | on les garde à portée de main, dans l’ordre de travail |
| Archives intermédiaires | semi-actives : on ne s’en sert plus, mais on peut en avoir besoin | on les conserve pendant leur durée d’utilité (contrats, factures, droits) |
| Archives définitives | inactives : elles n’ont plus d’usage pratique | on les trie : élimination, ou conservation définitive pour leur intérêt historique |
Pour un artiste ou une petite structure, ce schéma a une vertu pratique : il rappelle que le tri ne se fait pas au hasard d’un déménagement. On décide, pour chaque type de document, combien de temps il reste utile et ce qu’il deviendra ensuite — ce que la norme ISAD(G) appelle le sort final (élément 3.3.2).
Pourquoi archiver ?
L’article L. 211-2 du code du patrimoine donne deux raisons, qui valent bien au-delà des archives publiques :
- la preuve : les documents permettent de justifier des droits. Le jour où un éditeur conteste une autorisation de reproduction, c’est le courrier signé qui tranche ;
- la mémoire : ils permettent d’écrire l’histoire. Les étapes d’un projet, abandonnées ou non, ne survivent que dans les papiers et les fichiers qui les ont accompagnées.
Une photographe qui retrouve en dix minutes la date et les conditions de cession d’une image utilise ses archives comme preuve. Une chercheuse qui reconstitue, vingt ans plus tard, la genèse de sa série la plus connue les utilise comme mémoire. Les deux usages justifient le même travail.
Que garder ?
Plutôt qu’une liste de documents, trois questions à poser devant chaque ensemble :
- Prouve-t-il quelque chose ? Un engagement, un paiement, une autorisation, une date. Si oui, il se garde au moins le temps où cette preuve peut servir.
- Est-il le seul à le dire ? Un brouillon dont la version finale existe ailleurs a moins de valeur que la seule trace d’un projet abandonné.
- Éclaire-t-il une manière de travailler ? Les essais, les versions successives, les échanges avec les collaborateurs montrent comment le travail s’est fait, et c’est souvent ce que les chercheurs viennent chercher.
Un document qui ne répond à aucune des trois peut, en général, partir sans regret. Pour les autres, reste à les organiser : la suite commence par le principe sur lequel repose tout classement, le respect des fonds.
Dans Memory Atlas
L’exemple suivi par le guide de l’utilisateur est celui de Léa Martin, photographe, qui décrit trente ans d’archives d’atelier. Son repository contient un fonds — ses archives — et non une collection : tout ce qu’il contient a été produit ou reçu par elle dans son activité. Ses œuvres, elles, n’y figurent qu’à travers les documents qui les accompagnent (recherches, négatifs, scans, tirages de travail).
Pour aller plus loin
- Code du patrimoine, livre II, articles L. 211-1 à L. 211-5, sur Légifrance.
- Direction des Archives de France, Dictionnaire de terminologie archivistique, 2002, sur FranceArchives.
- Association des archivistes français, Abrégé d’archivistique, 4ᵉ édition, 2020.
- Le glossaire du site, section « Pratique archivistique ».