En archivistique, « classer » ne veut pas dire ranger. Le classement est l’opération intellectuelle et matérielle qui met en ordre les documents d’un fonds, en appliquant le respect des fonds ou, à défaut, des critères explicites. Il aboutit à la constitution des articles, à leur cotation, à leur rangement, et il conditionne l’instrument de recherche qui permettra de les retrouver. Parler de classement, c’est en fait parler de tout le traitement d’un fonds.

Son outil central est le plan de classement : la structure, pensée avant d’être appliquée, qui répartit le fonds en grands ensembles puis en dossiers.

Les niveaux d’un fonds

ISAD(G) décrit un fonds comme une hiérarchie de niveaux. L’usage professionnel les sépare en deux familles.

Les niveaux de regroupement (« niveaux hauts ») organisent le fonds :

  • le sous-fonds, division organique qui correspond souvent aux archives d’un producteur lié au producteur principal ;
  • la série, ensemble de dossiers maintenus groupés parce qu’ils résultent d’une même activité, se rapportent à une même fonction ou à un même sujet, ou revêtent une même forme. Les séries forment l’ossature du plan ;
  • la sous-série, subdivision d’une série, utile surtout dans les séries volumineuses.

Les niveaux de description fins (« niveaux bas ») portent les documents eux-mêmes :

  • le dossier, ensemble de documents réunis par le producteur ou lors du classement parce qu’ils concernent une même affaire. C’est d’ordinaire l’unité de base de la description ;
  • la pièce, plus petite unité indivisible, matériellement et intellectuellement : un contrat, une affiche, un enregistrement, un relevé de cuisson.

Tous les fonds n’utilisent pas tous les niveaux. Un petit fonds peut se contenter de séries et de dossiers ; un fonds riche descendra jusqu’à la pièce pour les documents les plus précieux seulement.

Les étapes d’un traitement

Un traitement complet se déroule en trois temps, et l’ordre compte : chaque étape suppose la précédente.

Comprendre avant de toucher. On commence par un état des lieux, sans rien déplacer : combien de mètres linéaires ou de gigaoctets, quels supports, dans quel état, rangés comment, passés par quelles mains. Cet état des lieux nourrit déjà la description du producteur et l’historique de la conservation. On repère ensuite les grandes activités dont témoignent les documents : elles donneront les séries. Le plan qui en découle s’écrit, puis s’éprouve sur quelques cartons pris au hasard. Un plan qui ne résiste pas à vingt dossiers ne résistera pas à deux mille.

Mettre en ordre. Le plan validé, on forme les dossiers, on remet chacun à sa place dans sa série, on change les contenants abîmés ou acides, puis on attribue les cotes et on étiquette (voir Coter ses archives). C’est la phase la plus longue, et celle où une erreur de plan coûte le plus cher : d’où l’intérêt de pouvoir déplacer une branche entière sans tout recommencer.

Rendre accessible. On rédige enfin les notices, du fonds vers les dossiers, on indexe ce qui doit l’être, et l’on assemble l’instrument de recherche avec son introduction. Les boîtes partent en réserve, et l’on note où chacune se trouve.

Bâtir le plan d’un fonds d’atelier

Il n’existe pas de plan type. Le plus sûr est de partir de ce que le producteur faisait, et de se demander, pour chaque activité, si elle a laissé assez de documents pour former une série. Prenons un fonds fictif, celui d’Hélène Varin, céramiste. Son activité se décompose ainsi :

HVA   Fonds Hélène Varin
├── 1  Vie et carrière           formation, prix, résidences, enseignement
├── 2  Création                  un dossier par pièce ou par série de pièces
├── 3  Ateliers et cuissons      carnets d'émaux, relevés de four, fournisseurs
├── 4  Commandes publiques       un dossier par commande, du concours à la réception
├── 5  Diffusion                 expositions, galeries, salons, presse
└── 6  Gestion                   comptabilité, assurances, droits

Les séries 3 et 4 n’auraient pas leur place dans le fonds d’une peintre ; elles sont ici essentielles. C’est tout l’intérêt de partir des activités plutôt que d’une liste toute faite.

Quelques règles aident à choisir :

  • partir des activités, pas des sujets : une série « Expositions » regroupe ce que l’exposition a produit, pas tout ce qui parle d’une ville où elle a eu lieu ;
  • garder un plan court au sommet : cinq à dix séries suffisent généralement, le détail vient aux niveaux inférieurs ;
  • choisir un ordre interne simple dans chaque série : chronologique pour les projets et les expositions, alphabétique par correspondant pour les lettres ;
  • prévoir les accroissements : un fonds vivant continuera de grandir, le plan doit pouvoir accueillir de nouveaux dossiers sans renumérotation générale.

L’exemple de Léa Martin

Le guide de Memory Atlas suit le fonds de Léa Martin, photographe. Son plan tient en cinq séries :

Fonds photographique
├── 1  Projets personnels
│   ├── A  Projet A — Lisières
│   │   ├── REC  Recherche
│   │   ├── NEG  Négatifs
│   │   ├── SCN  Scans
│   │   └── TIR  Tirages
│   └── B  Projet B — Rivages
├── 2  Commandes (producteur : Studio X)
├── 3  Expositions
├── 4  Publications
└── 5  Correspondance

On y lit les règles précédentes : des séries fondées sur l’activité (créer, répondre à des commandes, exposer, publier, correspondre), une sous-série par projet, et à l’intérieur de chaque projet des dossiers qui suivent l’ordre de travail de la photographe, de la recherche aux tirages. Un nouveau projet trouvera sa place en « C » sans rien déplacer.

Dans Memory Atlas

L’arbre de Memory Atlas est le plan de classement : chaque nœud a un niveau (C, F, SF, S, SS, D, P), et l’application refuse les placements incohérents, comme une pièce qui aurait des enfants ou une série placée au-dessus d’un fonds. Quelques fonctions servent directement les étapes du traitement :

  • construire et remanier le plan : créer des unités enfants et sœurs au clavier, glisser-déposer une branche, la monter ou la descendre parmi ses sœurs, avec confirmation quand un déplacement change des cotes (Construire l’arbre) ;
  • reprendre un inventaire existant : un tableur CSV se convertit en arbre, utile quand un premier récolement a déjà été fait ailleurs ;
  • suivre l’avancement : chaque unité a un statut, de « Brouillon » à « Validée », et une branche repliée affiche le nombre de descendantes validées ;
  • documenter le classement : l’élément 3.3.4, Mode de classement, décrit au niveau du fonds le plan retenu et l’ordre interne des séries.

Une fois le plan fixé, chaque article reçoit une cote qui dit où il se trouve. C’est le sujet de l’article suivant : Coter ses archives.

Pour aller plus loin

  • Conseil international des archives, ISAD(G), 2ᵉ édition, 2000 : annexe A-1, modèle de niveaux de classement d’un fonds.
  • Christine Nougaret et Bruno Galland, Les instruments de recherche dans les archives, La Documentation française, 1999.
  • Association des archivistes français, Abrégé d’archivistique, 4ᵉ édition, 2020.
  • Classement
  • Méthode
  • Memory Atlas