Coter ses archives : principes et exemples

Un fonds classé mais non coté est un fonds que l’on ne retrouve pas. La cotation donne à chaque article un identifiant qui dit à la fois ce qu’il est dans le fonds et où il se trouve sur les rayonnages. C’est la dernière étape du classement matériel, juste après le conditionnement, et la première dont dépendent la description, la communication et, plus tard, la numérisation.

Qu’est-ce qu’une cote ?

Une cote est une suite de lettres et de chiffres attribuée à un article, c’est-à-dire à l’unité à la fois intellectuelle et matérielle que l’on range et que l’on communique : en général un dossier, parfois une pièce. Elle sert d’identifiant unique, indique la place de l’article dans le fonds et permet de le localiser.

La cote est étiquetée sur le contenant, souvent reportée au crayon sur les documents eux-mêmes, et inscrite dans l’instrument de recherche ou la base de données. Une règle la gouverne :

Une seule cote par article, un seul article par cote.

Si un article occupe deux boîtes, il faut deux cotes. Si deux dossiers partagent une cote, l’un des deux finira par se perdre.

Cote ou numéro d’inventaire ?

Les deux notions sont proches et souvent confondues, surtout dans les institutions qui conservent à la fois des œuvres et des archives.

Un même gabarit de découpe, dans un atelier de céramique, peut ainsi recevoir un numéro d’inventaire s’il rejoint une collection d’objets, ou une cote s’il reste dans le dossier de la pièce qu’il a servi à fabriquer. Le choix revient à la question posée dans Qu’est-ce qu’une archive ? : sa fonction première.

Quel système de cotation ?

Pour les archives publiques, les cadres sont fixés : les archives départementales, communales ou hospitalières ont leurs cadres de classement réglementaires, et les archives publiques contemporaines sont cotées en série W, avec une numérotation continue par versement.

Pour les archives privées, chacun choisit son système. Le bon sens impose une exigence : qu’en lisant une cote, on sache de quel fonds vient l’article, même s’il a été sorti de sa boîte. Prenons un fonds fictif, celui d’Hélène Varin, céramiste. Sa cote peut se construire en deux temps :

1. un préfixe propre au fonds, court et stable : ici HVA, tiré du nom de la productrice. Une institution qui reçoit beaucoup de fonds préfère parfois un numéro d’entrée (F27 pour le vingt-septième fonds reçu) ;
2. un numéro d’article, attribué dans l’ordre du classement. Si le fonds dépasse quelques dizaines d’articles, on complète par des zéros (HVA 0007 plutôt que HVA 7) pour que les fichiers et les tableurs les trient correctement.

Espace, point ou tiret séparent les parties : peu importe lequel, pourvu qu’on s’y tienne d’un bout à l’autre du fonds.

Rien n’empêche d’intercaler le numéro de la série. La cote devient alors hiérarchique et reflète le plan de classement :

HVA.1.001      série 1 (Vie et carrière), premier article
HVA.3.012      série 3 (Ateliers et cuissons), douzième article
HVA.3.013      série 3, article suivant

Ce choix a un avantage — la cote se lit — et un coût : déplacer un dossier d’une série à une autre change sa cote. Une numérotation continue, elle, ne bouge jamais, mais ne dit rien du classement. Les deux se défendent ; l’important est de choisir avant de commencer.

Coter une partie d’article

Il arrive qu’une partie d’un article ne puisse pas rester dans le même contenant. Dans le dossier d’une commande d’Hélène Varin, on trouve par exemple le relevé d’un mur à décorer, roulé sur près de deux mètres, et une série de diapositives des carreaux posés. Le relevé ne tient dans aucune boîte, les diapositives demandent des pochettes adaptées. On les range à part, sous une cote dérivée de celle du dossier, complétée d’un discriminant qui dit pourquoi elles sont ailleurs :

Le choix des lettres est libre ; l’essentiel est de les définir une fois, de les noter dans l’introduction de l’instrument de recherche et de ne pas en changer.

La cote principale garde ainsi la trace de la partie séparée, et l’on sait toujours où chercher.

À quel niveau coter ?

On cote toujours au niveau de l’article, c’est-à-dire au niveau le plus bas que l’on manipule : le dossier ou la pièce. Les séries et sous-séries ne reçoivent pas de cote propre au sens strict ; on y reporte les cotes extrêmes, la première et la dernière des articles qu’elles regroupent (« Série 3 : HVA.3.001-HVA.3.046 »).

C’est le mouvement inverse de la description : la description va du général au particulier, la cotation remonte du particulier au général.

Dans Memory Atlas

Memory Atlas calcule pour chaque unité une cote composée : le code pays et le code du service (fixés dans l’identité du repository), puis les segments de tous les ancêtres, puis le segment propre à l’unité, séparés par un caractère au choix (la barre oblique par défaut). Dans le fonds de Léa Martin :

FR-STX/PH              Fonds photographique
FR-STX/PH/1            Série « Projets personnels »
FR-STX/PH/1/A          Sous-série « Projet A — Lisières »
FR-STX/PH/1/A/NEG      Dossier « Négatifs »
FR-STX/PH/1/A/TIR      Dossier « Tirages »

C’est un système hiérarchique, avec une particularité : chaque niveau a une référence, conformément à l’élément 3.1.1 d’ISAD(G), qui demande une référence à tout niveau de description. Les segments, eux, sont libres : Léa a choisi pour les dossiers de chaque projet des abréviations qui se lisent (REC, NEG, SCN, TIR) plutôt que des numéros.

Quelques garde-fous découlent de la règle « une cote, un article » :

• un segment est unique parmi ses sœurs : deux enfants d’une même unité ne peuvent pas porter le même segment ;
• un déplacement recalcule les cotes de la branche, et Memory Atlas demande confirmation en listant celles qui changent, ce qui évite de renuméroter sans le savoir des articles déjà étiquetés ;
• la validation vérifie que chaque unité a un segment et que sa cote complète est unique (règle V-03) ;
• la recherche trouve une unité par sa cote, entière ou partielle (cote:PH/1/A), et trie les résultats par cote (Rechercher).

Le segment proposé à la création est le premier numéro libre, mais il se modifie dans le champ Référence : vous pouvez reprendre les numéros déjà portés par vos boîtes.

Pour aller plus loin

• Direction des Archives de France, Dictionnaire de terminologie archivistique, 2002 : entrées « Cote », « Cotation », « Article ».
• Conseil international des archives, ISAD(G), 2ᵉ édition, 2000 : élément 3.1.1, Référence.
• Le glossaire : cote, cotes extrêmes, discriminant, numéro d’inventaire.

• Cotation
• Classement
• Memory Atlas